生产计划员是做什么的,新手怎么做生产计划员

计划员每天都会接到业务员大量的询单:

我/客户有个订单,数量大约***,规格是***,现在下单要啥时交货?
客户准备个订单,规格是***,数量***,物料都齐了,最快啥时交货?
我的**订单,原来交期安排在下月中旬,现在客户要本月底交,行不行?
……

业务员来咨询,是因为他接到客户的询盘。如果不及时恰当回复,可能会失去这个订单,或者让客户产生误会;经常如此,会失去这个客户。

如果公司规模较大,业务量大,业务员多,业务种类杂,含内外贸,那每天计划员光是不停地当面/电话/邮件回复此类询盘/询单,就要头大!基本无法静下心来做其他工作。

生产计划员是做什么的,新手怎么做生产计划员

怎么办?

一.计划员建立订单池,接到查询时能快速查核各周订单负荷,再合理复期。

1. 建订单池

建立已评审(已回复交期)的订单明细记录。相当于一个数据库,订单池。里面详细记录了已经评审回复交期的订单明细:客户,订单号,产品名称,规格型号,数量,物料齐套状况,欠缺物料的交期,订单交期。

每周/每月的生产计划表,都是从里面选取/复制出来的;每来新的订单,经过评审后,都当天(最迟不超过次日上午)输入此表。

已排入周计划订单,从此池中标注出来;已生产入库订单,从此表中删除,单独另外建表。

2. 区分周期

整个订单池中订单建立为一个EXCEL工作簿(book);再把此工作表分为不同的工作表(sheet),然后依次按每月每周的周期命名此sheet,交期在此周期内的订单就记录/输入此sheet内。

比如《2023年订单汇总》为EXCEL工作簿(book),里面有如下sheet:

1月30—2月5(第一周);2月6日—2月12(第二周);2月13—2月19(第三周);以此类推,一直往后新建sheet,直接以周期起止日期命名sheet名称,直观易查找。

要注意每个sheet中栏目设置/格式必须一模一样,以防止在各个sheet中复制,剪切,粘贴,移动等操作时错乱,把表搞乱。来了订单就录入相应sheet内。

每个sheet的最后最下面有个产品总数量的汇总,就是此周的订单总量汇总。

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3. 比对订单负荷与生产能力的匹配度,确定大致周期

计划员对比目前一周实际产能:日产能×每周工作日=周产能。

再与sheet的订单总量汇总做对比。如果周产能比此sheet订单总量汇总大,则此sheet(即此周)还可以继续排进去订单。此订单可以在此周期(7天)之内灵活回复。

所有客户都希望交期越短越好。所以当然是从前往后,由近及远逐步去回复交期,逐步按序填充sheet。

如果sheet内订单总数小于每周产能,说明此周期内还可以继续安排订单;如果大于周产能,那说明安排在此周期的订单已经超过了周产能,当然需要计划员在进行周计划排程前做好调整,使其大致匹配相当。

4. 确定具体订单交期

至于在一个周期内,如何具体回复到哪天,那就简单多了。因为在同一周期内,日期相差也最多也就差6天。计划员可以根据此周期内订单情况,做灵活合理的回复/安排,尽量使每天的负荷平均,同时尽量满足业务员的需求即可。

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当然,实际的评审/复期可能比这要复杂,因为产品不会只有最终的一个总装工序,会有其他的工序,甚至外协工序;会有多条不同产品的生产线,还有其他制约订单交期排程的因素,情况比这复杂得多。

但是基本原理及应对方法是一样的,无非多建立几个表格;同时注意,抓住及处理重点工序就行了,没必要也不可能面面俱到。抓住主要矛盾,其他问题会慢慢理顺。

二.物控员先查询回复业务员所查询“订单”的物料状况,这是基础。

1. 业务员来询单时,先咨询物控员关于此单的物料状况。(仓存是否有料?是否足够?缺啥?啥时能到?)此物料状况一明确,再结合对订单池的分析,计划员就能快速地回复业务员的咨询了。

2. 在计划员每天输入订单的“订单池”内,物控员必须每天更新物料状况。此表由计划员先输入,然后两人共享,共同维护使用。

3. 要让业务员明白,计划员对每次询单的回复是有时效性的,一般只在1—3天内有效。因为订单池里的订单量,订单情况是不断在变化,增加的。

所以,客户/业务在询单得到答复后,要在1—3天内下单,否则来单要重新评审/回复。

最后说明,如果业务员咨询内容较多较杂,就不要口头或者邮件咨询了,业务员直接制作书面《订单评审单》,请计划员评审。情况紧急的注明急单即可。

这里的询单仅是指每天进行的口头或者电话/邮件的简单询单。

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